O Instituto Apex é integralmente comprometido com a condução de suas atividades em conformidade com a legislação, especialmente as normas de saúde, ética profissional, proteção de dados, e com os valores de integridade, respeito e responsabilidade no cuidado com seus pacientes.
Este Código define padrões e regras básicas para orientar a tomada de decisão de seus Colaboradores, Profissionais de Saúde e parceiros de negócios, de modo a coibir condutas antiéticas, condutas inapropriadas, fraudes, corrupção, conflitos de interesse e práticas inadequadas no ambiente clínico e administrativo.
Além disso, constitui a base do Programa de Compliance do Instituto Apex, destinado a mitigar riscos, fortalecer controles internos e assegurar a qualidade e segurança da assistência prestada aos pacientes.
Todos os Colaboradores, independentemente de seu nível hierárquico ou função (assistencial ou administrativa), devem ler, compreender e assinar o Termo Declaratório de Aceitação do Código de Ética, repetindo a assinatura sempre que houver atualizações. Os fornecedores e parceiros do Instituto Apex também deverão firmar compromisso com suas disposições.
O presente Código ficará disponível no site www.institutoapex.com.br.
1. Abrangência
Este Código se aplica a todos aqueles que se relacionam com o Instituto Apex, incluindo:
A recusa de qualquer Colaborador ou Parceiro de negócios em aceitar e executar as diretrizes e as políticas constantes desse Código, bem como assinar o respectivo Termo Declaratório de Aceitação, implicará na inviabilidade de contratação ou na rescisão do contrato, conforme o caso.
2. Responsabilidade e Respeito
Todos devem atuar com responsabilidade, empatia, respeito ao paciente e às equipes, seguindo as normas de biossegurança, ética profissional e conduta humana.
A Liderança deve ser exemplo, promovendo cultura ética, ambiente saudável, seguro e acolhedor – especialmente porque o ambiente de saúde envolve pessoas vulneráveis.
Todos devem comunicar violações que presenciarem ou de que tiverem conhecimento.
O Instituto Apex compromete-se com a promoção de um local de trabalho seguro, saudável, humanizado, inclusivo e livre de discriminação e assédio de qualquer modo praticados, inclusive em razão de sexo, etnia, religião, estado civil, idade, identidade de gênero, orientação sexual, deficiência, condições relacionadas à saúde, opiniões políticas e valores culturais, em relação a qualquer membro da equipe da Clínica, de seus pacientes, acompanhantes ou terceiros.
Cabe a cada Colaborador e parte interessada zelar pela dignidade de seus colegas e dos pacientes, conferindo tratamento a todos com respeito, integridade, empatia e profissionalismo, abstendo-se de se manifestar de forma que possa perturbar o ambiente de trabalho presencial ou online, ou causar constrangimento aos demais colaboradores, pacientes ou acompanhantes, inclusive por meio de insultos, piadas ofensivas ou atitudes desrespeitosas.
A identificação de uma conduta inapropriada deve ser apontada por meio do canal integridade@institutoapex.com.br, sendo a ocorrência devidamente e rigorosamente apurada, para eventual adoção das medidas adequadas e pertinentes, visando à manutenção da qualidade do ambiente de trabalho e da assistência em saúde, bem como a proteção da saúde física e mental de todos.
4. Proteção e Uso Adequado de Informações
Os Colaboradores do Instituto Apex lidam diariamente com informações que devem ser utilizadas exclusivamente para a execução de suas atividades profissionais. Essas informações, quando não são de acesso público, devem ser tratadas com responsabilidade, zelo e cuidado, sem que sejam repassadas a terceiros sem necessidade ou autorização.
As informações somente devem ser compartilhadas com outros Colaboradores ou partes relacionadas quando houver real necessidade para o desempenho de atividades vinculadas ao Instituto Apex.
São exemplos de informações que exigem cuidado especial:
Alguns cuidados práticos que devem ser observados são:
É igualmente proibido utilizar informações obtidas em razão das atividades profissionais – inclusive prontuários – para obter qualquer tipo de vantagem pessoal ou para favorecer terceiros.
As mesmas diretrizes se aplicam ao uso de redes sociais. Colaboradores, parceiros e demais públicos abrangidos devem avaliar previamente se alguma publicação pode violar este Código, expor informações sensíveis, gerar conflitos ou causar constrangimento para o Instituto Apex, seus pacientes, fornecedores, equipe ou qualquer indivíduo relacionado. Por isso, recomenda-se cautela ao tornar públicas opiniões, registros ou conteúdos que possam afetar negativamente a imagem da instituição ou de seus integrantes.
Qualquer violação relativa ao uso inadequado de informações poderá ser comunicada imediatamente por meio do Canal integridade@institutoapex.com.br
5. Relações Públicas
Os Colaboradores, profissionais de saúde, parceiros, locatários e demais partes relacionadas não estão autorizados a se manifestar em nome do Instituto Apex, salvo nos casos em que atuem formalmente como porta-vozes designados pela instituição.
Qualquer declaração à imprensa, entrevista, divulgação externa, publicação institucional ou manifestação pública envolvendo o nome, a marca, os serviços, as atividades ou a imagem do Instituto Apex deve estar alinhada às diretrizes e políticas de comunicação aprovadas pela empresa, sendo previamente autorizada pelos responsáveis competentes.
6. Patrimônio do Instituto Apex
Todas as partes interessadas – incluindo funcionários, profissionais de saúde, terceiros, parceiros – são responsáveis pelo uso, manutenção e proteção do patrimônio do Instituto Apex, bem como de suas dependências, instalações, equipamentos e demais ativos. Todos devem zelar para que tais bens não sejam objeto de dano, furto, mau uso ou utilização inadequada.
O acesso à internet, telefone, sistemas internos, prontuários eletrônicos, e-mails corporativos, softwares, hardwares, equipamentos médicos, mobiliários e demais bens do Instituto Apex deve ocorrer exclusivamente para fins profissionais, observadas as políticas, normas e orientações internas da empresa.
Os Colaboradores e demais partes interessadas não devem esperar privacidade absoluta na utilização das ferramentas de trabalho disponibilizadas pelo Instituto Apex, uma vez que tais recursos podem ser monitorados a qualquer tempo por motivos operacionais, assistenciais e de segurança da informação.
É estritamente proibido o acesso não autorizado a documentos, prontuários, pastas, sistemas internos ou informações do Instituto Apex, bem como a realização de cópias de tais materiais em dispositivos particulares ou mídias externas. O acesso indevido ou a cópia não autorizada de qualquer documento ou dado da instituição poderá resultar em medidas disciplinares, que variam desde advertência até rescisão contratual, sem prejuízo das sanções legais cabíveis, especialmente no que diz respeito à proteção de dados pessoais e sensíveis de pacientes.
Todos os dados e informações produzidas, armazenadas ou tratadas nos sistemas do Instituto Apex são de sua propriedade exclusiva. A propriedade intelectual do Instituto Apex, de seus profissionais de saúde, fornecedores e parceiros deve ser integralmente respeitada.
É vedado a qualquer colaborador ou parte interessada apropriar-se de bens, valores, informações ou recursos do Instituto Apex, ou utilizá-los em benefício próprio ou de terceiros.
Qualquer indício, tentativa, suspeita ou confirmação de furto, fraude, uso indevido, desvio ou dano ao patrimônio – tangível ou intangível – do Instituto Apex deve ser comunicado imediatamente ao Canal de e-mail: integridade@institutoapex.com.br, estando o agente infrator sujeito ao rompimento contratual e às penalidades previstas em lei.
7. Conflito de Interesses
O conflito de interesses ocorre sempre que um Colaborador, profissional de saúde ou parceiro, possua interesses pessoais que possam se sobrepor aos interesses do Instituto Apexe/ou de seus pacientes e/ou prejudicar seu julgamento profissional em relação aos interesses legítimos da instituição.
Novos Colaboradores e Profissionais de Saúde devem informar, no momento de sua contratação ou credenciamento, caso se enquadrem em situações que possam configurar potencial conflito de interesses, tais como:
Os itens a seguir descrevem circunstâncias típicas de conflito de interesses, bem como as condutas esperadas pelas partes envolvidas:
7.1. Envolvimento com fornecedores, concorrentes e outros Colaboradores
7.2. Convites, pagamentos, presentes e serviços
Caracteriza conflito de interesses receber, de fornecedores, parceiros ou pacientes, qualquer objeto ou vantagem que não seja acessória e que possa influenciar o julgamento profissional.
Assim, aplica-se ao contexto do Instituto Apex:
7.3. Atividades paralelas
A manutenção de atividades paralelas, remuneradas ou não, poderá caracterizar conflito de interesses quando:
Tais situações devem ser previamente comunicadas ao Programa de Compliance.
7.4. Emprego de parentes e relacionamentos pessoais
Todos os Colaboradores, Profissionais de Saúde e demais partes interessadas devem comunicar, por meio do Canal de Integridade (integridade@institutoapex.com.br), qualquer situação real ou potencial de conflito de interesses.
Após o reporte, ao Instituto Apex fornecerá a orientação adequada sobre como proceder. A omissão ou não comunicação de situações de conflito poderá resultar em medidas disciplinares.
8. Combate à Corrupção
A prática de corrupção é um ato ilícito caracterizado por corromper alguém ou manipular processos para obter vantagens indevidas para si ou para terceiros. Envolve suborno, extorsão, peculato, fraude e outros comportamentos antiéticos e ilegais.
É estritamente proibido oferecer, prometer, solicitar, dar ou receber – direta ou indiretamente – qualquer tipo de vantagem indevida a agente público, nacional ou estrangeiro, ou a pessoa a ele relacionada, nos termos da Lei 12.846/2013, bem como a agentes privados em qualquer relação negocial em que o Instituto Apex seja parte.
Considera-se vantagem indevida não apenas pagamentos em dinheiro, mas também presentes, brindes, benefícios, serviços, descontos, favores pessoais ou qualquer forma de hospitalidade que tenha por objetivo influenciar, favorecer ou obter benefício indevido.
No contexto do Instituto Apex, é importante reconhecer que interações com agentes públicos não ocorrem apenas em licitações ou contratos, mas também:
Para garantir transparência e integridade, interações negociais com agentes públicos ou privados devem, preferencialmente:
Caso qualquer Colaborador, Profissional de Saúde, parceiro, ou outra parte interessada identifique indícios, tentativas ou solicitações de corrupção, suborno ou práticas similares, deverá comunicar imediatamente o fato ao Canal de Integridade:
integridade@institutoapex.com.br
Todo relato será avaliado conforme as diretrizes do Programa de Compliance e deste Código.
Além das medidas disciplinares internas, qualquer pessoa envolvida em ato de corrupção estará sujeita às penalidades previstas na legislação aplicável, incluindo o Código Penal e normas regulatórias específicas da área da saúde.
9. Responsabilidade Socioambiental e Doações
O Instituto Apex preza pela responsabilidade socioambiental, atuando para o desenvolvimento e apoio de ações voltadas à educação, saúde e promoção do bem-estar comunitário. Trabalhamos continuamente para conscientizar nossos Colaboradores, Profissionais de Saúde, Terceiros e demais públicos do nosso relacionamento sobre atitudes socialmente responsáveis.
As doações realizadas pelo Instituto Apex somente poderão ocorrer por meio de bens, mercadorias ou serviços, sempre em conformidade com as políticas e diretrizes institucionais de responsabilidade socioambiental.
A instituição beneficiada deve ser idônea, possuir reputação íntegra e não apresentar registros de envolvimento em práticas fraudulentas ou ilícitas, além de não constar no Cadastro de Entidades Privadas Sem Fins Lucrativos Impedidas (CEPIM).
As doações também obedecerão aos seguintes princípios:
a) não podem ser oferecidas, prometidas ou concedidas com a finalidade de influenciar a atuação de uma autoridade, obter vantagem indevida ou qualquer conduta incompatível com os princípios deste Código;
b) devem ser transparentes e, sempre que possível, dedutíveis de impostos;
c) devem ser previamente aprovadas pela Alta Direção, independentemente do valor envolvido.
O Instituto Apex não realiza qualquer tipo de contribuição, apoio financeiro ou institucional a políticos, partidos políticos ou candidatos a cargos eletivos, em conformidade com a Lei nº 9.096/1995.
10. Contratações
As contratações e a formalização de parcerias realizadas pelo Instituto Apex ocorrerão somente após processo de due diligence, que consiste na verificação junto aos órgãos competentes e fontes disponíveis do histórico do potencial contratado ou parceiro, com o objetivo de avaliar riscos de integridade, conformidade, reputação e alinhamento ético com os valores da Clínica.
Todos os terceiros, prestadores de serviços, fornecedores, parceiros, locatários e profissionais vinculados serão previamente informados sobre o Programa de Compliance do Instituto Apex, sendo as diretrizes deste Programa incorporadas às minutas contratuais.
Para contratos já vigentes, os terceiros serão igualmente contatados para ciência do Programa de Compliance e deste Código de Ética e Conduta.
A recusa do terceiro em aceitar, respeitar ou executar as diretrizes deste Código e do Programa de Compliance poderá resultar na rescisão ou descontinuidade da contratação, conforme previsto em cláusulas contratuais e legislação aplicável.
A contratação ou parceria somente será efetivada após a concordância expressa do terceiro quanto ao cumprimento das diretrizes aqui estabelecidas, exceto nos casos em que o parceiro já possua Programa de Compliance próprio, efetivo e equivalente ao adotado pelo Instituto Apex, devidamente comprovado.
11. Canais de Comunicação e Denúncia
As diretrizes deste Código visam orientar a conduta ética dos Colaboradores, Profissionais de Saúde, Terceiros, Parceiros, Locatários e demais públicos relacionados ao Instituto Apex. No entanto, reconhecemos que situações específicas podem não estar contempladas integralmente neste documento.
Em caso de dúvidas sobre a aplicação das regras, orientações ou interpretações relacionadas ao Código de Ética e ao Programa de Compliance, os envolvidos poderão encaminhar e-mail para: integridade@institutoapex.com.br.
Além disso, este canal poderá ser utilizado para comunicar possíveis violações ao Código de Ética ou a quaisquer diretrizes internas do Instituto Apex. As manifestações poderão ser identificadas ou não, conforme escolha do remetente.
O Instituto Apex repudia qualquer forma de retaliação dirigida a quem comunicar fatos de boa-fé ou colaborar com apurações internas. Caso seja constatada prática de retaliação, o responsável estará sujeito às medidas disciplinares aplicáveis, incluindo a possibilidade de rescisão contratual.
12. Medidas Disciplinares
O descumprimento dos princípios legais, das diretrizes deste Código e das políticas internas do Instituto Apex resultará na adoção das medidas disciplinares cabíveis, que poderão incluir: advertência (verbal ou escrita), suspensão ou desligamento por justa causa. Tais medidas poderão também ser aplicadas às chefias imediatas e demais níveis hierárquicos quando houver omissão, conivência ou negligência na prevenção ou tratamento da irregularidade.
Além das medidas internas, o responsável por violações a este Código ou à legislação vigente estará sujeito às sanções legais aplicáveis, incluindo responsabilização civil, administrativa e, quando pertinente, penal.
No que se refere a Terceiros, Parceiros, Prestadores de Serviços ou Locatários, a identificação de qualquer descumprimento das diretrizes deste Código, bem como a violação de preceitos legais ou contratuais, poderá resultar na aplicação de penalidades contratuais, incluindo multa, advertência formal ou rescisão contratual imediata, sem prejuízo das medidas legais cabíveis.
13. Alterações
Qualquer alteração, atualização ou revisão deste Código de Ética e Conduta deverá ser previamente aprovada pela Alta Direção do Instituto Apex. Após a aprovação, a nova versão será disponibilizada para ciência de todos os Colaboradores, Profissionais de Saúde, Terceiros, Parceiros, Prestadores de Serviços e demais partes interessadas, que deverão observar integralmente suas disposições atualizadas.
